I rimborsi spesa ai dipendenti ed ai collaboratori dell'impresa

Le tipologie di rimborsi di cui tratteremo sono quelle relative ai Dipendenti ed ai Collaboratori in quanto assimilati, sotto questo aspetto, ai lavoratori dipendenti

Si tratta, piu' precisamente di:

Lo scopo di questa breve trattazione è di individuare quali sono in concreto le tipologie ed in quale misura i rimborsi possono ritenersi "indennità per reintegro patrimoniale" ed in quanto tali:

Tabella Sintetica delle tipologie pricipali

Riborso forfettario in cifra fissa
(diaria di trasferta giornaliera)		 Stabilito in cifra fissa:
euro 46,48 per trasferte in Italia
euro 77,47 per trasferte all'estero
Indennita in misura fissa. Non vi è obbligo di rendiconto.Subisce limitazioni nelle forme di rimborso misto di spese di vitto e/o alloggio.
N.B.: in aggiunta possono essere rimborsate in esenzione anche le spese di Viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica.
Rimborso analitico a "Piè di lista" Comporta per il lavoratore la predisposizione di una distinta analitica delle spese sostenute con documentazione a supporto (spese di viaggio, vitto, alloggio)
Rimborso misto Si ha rimborso misto quando vengono previste sia l'indennità forfettaria che un rimborso analitico delle spese a fronte di rendiconto e documentazione. In presenza di spese di vitto e alloggio o di vitto o di alloggio rimborsate analiticamente viene ridotta l'entità dell'indennità di trasferta forfettaria giornaliera erogabile in esenzione.
Indennità generica Si tratta delle indennità previste contrattualmente come retribuzione aggiuntiva che vengono erogate, genericamente per tutte le trasferte entro e fuori il territorio comunale, senza obbligo di specifico incarico o rendiconto. Essse costituiscono a tutti gli effetti retribuzione imponibile ai fini fiscali e previdenziali.

I concetti fondamentali

Luogo o Sede  di lavoro Normalmente: Fissato dal contratto coincide normalmente con la sede dell'azienda
Eccezione: In mancanza di una sede di lavoro contrattualmente stabilita si fa riferimento alla natura dell'attività da svolgere.
Ove non si oggettivamente determinabile, in relazione le peculiari caratteristiche dell'attività affidata al collaboratore (tipico è l'esempio degli amministratori) esso corrisponde domicilio fiscale del collaboratore
Trasferta Si è in presenza di Trasferta quando il datore di lavoro destina il lavoratore ad altro "luogo di lavoro", rispetto a quello contrattualmente stabilito, in via transitoria e temporanea (altrimenti si parla di trasferimento)
Territorio Comunale E' il territorio del comune dove si trova la sede di lavoro.
Le trasferte effettuate NEL comune di lavoro sono sempre imponibili.

La sede di lavoro. Quando il dipendente o collaboratore risiede in un comune diverso dalla sede di lavoro.

Nella considerazione che si ha trasferta del lavoratore quando lo stesso si allontana dal comune sede di lavoro, si ricorda che il luogo da cui conteggiare i chilometri per il rimborso dell'indennità in commento è il comune in cui si trova la sede di lavoro così come contrattualmente stabilita dalle parti che, di norma, coincide con la sede dell'azienda.

Non rientrano in alcuna agevolazione, quindi, i i rimborsi erogati al dipendente per raggiungere la sede di lavoro

NEI SOLI CASI IN CUI NON POSSA ESSERE  CONTRATTUALMENTE STABILITA LA SEDE DI LAVORO (CASO TIPICO DEGLI AMMINISTRATORI) SI PRENDE COME RIFERIMENTO IL COMUNE DI RESIDENZA DEL DIPENDENTE O COLLABORATORE

L'indennità chilometrica. Come si calcola.

I rimborsi chilometrici Per: Trasferte fuori dal comune ove è la sede di lavoro effettuate con il mezzo proprio del dipendente o collaboratore

Importo rimborsabile : Costo chilometrico come da Tabelle ACI "tarate" sulla percorrenza annua svolta dal veicolo del dipendente o collaboratore

Poiché le tariffe sono stabilite per fasce di percorrenze annue (5.000; 10.000; 15.000, ecc.) sembra lecito ritenere che, ai fini che qui interessano, la fascia debba essere scelta sulla base della percorrenza annua totale del veicolo comprensiva, quindi, dell'uso personale da parte del proprietario e dell'uso per lavoro. Trovato, in questo modo, il costo al chilometro, si moltiplica tale valore per i chilometri fatti solo per lavoro.

Limiti:

a) costo chilometrico in base alle tariffe ACI (per auto max 17 Cfisc a benzina e 20 Cfisc se Diesel)

b) chilometraggio effettivo percorso dal dipendente con la propria auto su incarico aziendale

c) trasferta fuori dalla sede di lavoro

Adempimenti: Lettera di incarico e attestazione del collaboratore (preleva il modello)

I costi chilometrici sono necessari per quantificare l'importo dei rimborsi spettante ai dipendenti o collaboratori (a progetto, amministratori) che utilizzano il proprio veicolo svolgendo attività a favore del datore di lavoro.

Sil sito dell’A.C.I. www.aci.it , selezionando l’opzione Servizi On Line --> Costi chilometrici ( Link: http://www.aci.it/index.php?id=1850 ) per il calcolo dei costi chilometrici è possibile visualizzare i valori relativi ad ogni singolo veicolo, selezionando i seguenti parametri:

Tutti gli importi relativi a dipendenti e collaboratori sono comprensivi di IVA;

Se il soggetto che richiede il rimborso è un soggetto iva e per gli autofurgoni sarà possibile richiedere il calcolo sia al netto che al lordo dell’IVA, spuntando l'apposita casella.

I Dipendenti e i collaboratori che non agiscono in qualità di soggetti IVA devono considerare l'importo IVA compresa (al lordo dell'IVA)

Per ulteriori dubbi o domande consigliamo di consultare, sempre sul sito dell’A.C.I. le seguenti:

  1. Faq (Frequently Asked Questions)
  2. Note metodologiche (file PDF 50 kb)

Gli importi relativi ai costi chilometrici sul sito dell’A.C.I. sono costantemente aggiornati

Un’altra informazione reperibile è costituita dai prezzi dei carburanti usati per l'elaborazione sono quelli comunicati dal Ministero dello Sviluppo Economico  (per la benzina, gasolio e GPL) e da Federmetano (per il metano, solo dal 2008).

La tabella è aggiornata ogni settimana e inserita nel sito web a cadenza mensile (entro il 15 di ogni mese con i dati del mese precedente) dall'Area Statistica dell'ACI a cui ci si potrà rivolgere per qualsiasi dubbio o informazione (infostat@aci.it):

I Limiti di deducibilità fiscale dal reddito d'impresa delle spese di trasferta sono calcolabili ai seguenti link:

ALTRE INFORMAZIONI

Tabelle

Tabella "Trattamento fiscale di spese, trasferte e indennità in ambito comunale"

Tabella "Trattamento fiscale di spese, trasferte e indennità in ambito extra comunale"

Tabella "deducibilità delle spese di trasferta per l'impresa"

 

Modelli

    MODELLO LETTERA DI INCARICO E RENDICONTO